CustomGPTs mit Bauanleitung - Phillip

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Live-Auswertung eines Erstberatungsgesprächs mit KI: Phillip ... digitalisiert seinen Beratungsworkflow

1. Einleitung: Kontext und Zielsetzung

Berufs- und Branchenbeschreibung:
Phillip Poltrock ist Honorarberater aus Potsdam mit über 20 Jahren Erfahrung in der Finanz- und Anlageberatung. Seit fünf Jahren arbeitet er provisionsunabhängig und wird von einem Team aus weiteren Beratern unterstützt. Er ist spezialisiert auf die Beratung von Unternehmern mit minderjährigen Kindern.

Problemstellung:
Beratungen müssen rechtlich dokumentiert und im Nachgang ausgewertet werden – ein Prozess, der Zeit kostet und bislang rein manuell erfolgt. Phillip möchte seine Beratung strukturierter und effizienter gestalten und gleichzeitig die Qualität erhöhen. Sein Wunsch ist ein KI-gestützter Assistent, der während der Beratung mitläuft, Hinweise gibt und im Nachgang das Gespräch analysiert.

Ziel:
Ziel ist die Entwicklung eines digitalen KI-Beraters, der:

das Gespräch transkribiert,
live oder zeitnah Impulse liefert,
die Gesprächsqualität analysiert,
Verbesserungsvorschläge macht,
To-Dos, Folgethemen und Hausaufgaben generiert und
Cross-Selling-Potenziale identifiziert.

2. Beschreibung des Anwendungsfalls

Ausgangssituation:
Phillip führt regelmäßig kostenfreie Erstberatungen durch, bei denen die Bedarfsermittlung und die Grundlage für ein Honorarangebot im Vordergrund stehen. Die Gesprächsdokumentation erfolgt händisch und kostet wertvolle Zeit. Gleichzeitig fehlt eine neutrale Instanz, die Hinweise auf verborgene Chancen oder verpasste Gesprächsaspekte liefert.

Einsatz von KI:
Im KI-Café wurde ein strukturierter Prozess aufgesetzt, um einen individuellen KI-Assistenten zu bauen. Ziel war es, auf Basis von bestehenden Inhalten (Website, LinkedIn, Beratungsunterlagen, FAQs) eine KI zu konzipieren, die sowohl Analyse als auch Optimierung des Gesprächs leisten kann – zunächst asynchron.

Optimierter Workflow:

1. Kontextaufbau durch Integration von Website, LinkedIn, FAQs, Beratungsunterlagen
2. Erstellung eines strukturierten Gesprächsleitfadens (inkl. Version nach dem Straight Line Sales System)
3. Simulation eines Live-Gesprächs mit realer Teilnehmerin
4. Transkription des Gesprächs mit Whisper
5. KI-gestützte Auswertung entlang eines siebenteiligen Analysemodells
6. Entwicklung eines individualisierten GPT-Assistenten auf Basis der erarbeiteten Inhalte

3. Praktische Demonstration

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Zieldefinition: KI soll die Erstberatung analysieren und Impulse liefern
Kontextintegration: Nutzung von LinkedIn-Profil, Webseite, FAQs, Beratungstexten
Skriptentwicklung: Generierung eines strukturierten Gesprächsleitfadens mit zentralen Fragen
Simulation: Live-Gespräch mit einer Teilnehmerin aus dem KI-Café (Jessica)
Transkription: Audioaufnahme des Gesprächs wurde lokal mit Whisper transkribiert
Analyse: Auswertung durch ChatGPT entlang definierter Analysepunkte
Überführung in Assistent: Bau eines individuellen GPTs, das künftig alle Auswertungen automatisiert vornimmt

Verwendete Tools und Technologien:

ChatGPT (inkl. Custom-GPT-Funktion)
Whisper für lokale Transkription
Steno für Notizen während des Gesprächs
Google Chrome & MS Word zur Kontexterfassung
Zoom zur Gesprächssimulation und Aufzeichnung

Messbare Ergebnisse:

Automatisierte Analyse innerhalb von Minuten
Identifikation vergessener Aspekte (z. B. emotionale Zielbilder)
Empfehlungen für Gesprächsstruktur, Angebote, Ansprache
Persönlichkeitsprofilanalyse auf Basis des Insights-Modells
Wiederverwendbarer GPT-Assistent mit modularer Analysefunktion

4. Diskussion und Mehrwert

Rückmeldung der Betroffenen:
Phillip: Die KI hat Gesprächsinhalte erkannt, die er selbst in der Zusammenfassung übersehen hatte – insbesondere emotionale Aussagen der Kundin. Die strukturierte Analyse wird als Gamechanger bezeichnet, besonders im Hinblick auf die Vorbereitung künftiger Gespräche.

Übertragbarkeit:
Die Methode lässt sich auf jede beratungsintensive Tätigkeit übertragen – ob Coaching, HR, Steuerberatung oder medizinische Beratung. Auch für Feedbackprozesse, Onboarding oder Bewerbungsanalyse geeignet.

Qualitätsaspekt:
Die KI reflektiert nicht nur fachliche Inhalte, sondern auch zwischenmenschliche Aspekte wie emotionale Trigger und Kommunikationsstil. Dadurch wird die Beratung präziser, persönlicher und nachhaltiger.

5. Abschluss

Zusammenfassung der Kernthemen:
Ein klar strukturierter, KI-gestützter Analyseprozess wurde geschaffen, der sowohl Effizienz als auch Qualität in der Kundenberatung steigert. Der entwickelte Assistent analysiert das Gespräch, erkennt Potenziale, liefert Verbesserungsvorschläge und bereitet Folgeangebote vor.

Motivation zur Anwendung:
Dieser Case zeigt, wie mit überschaubarem Aufwand, aber strategischem Vorgehen ein hochwertiger KI-Assistent entsteht, der echten Nutzen bringt. Wer Beratung digitalisieren und verbessern will, findet hier eine praxisbewährte Blaupause.