KI im Einkauf: Mit Thomas Brunner und Selina Gärtner

KI im Einkauf ist für viele Mittelständler noch ein blinder Fleck – dabei steckt hier einer der wirkungsvollsten Hebel für die Bottom Line. Thomas Brunner, Einkaufsberater und KI-Strategieberater im Koerting Institute, erklärt, wo Einkaufsprozesse im Mittelstand typischerweise haken, warum der direkte Einkauf oft besser aufgestellt ist als der indirekte, und wie der AI-Design-Sprint in ein bis zwei Tagen konkrete Anwendungsfälle liefert. Wer verstehen will, warum Tool-first-Ansätze scheitern und wie Problem-first-Denken echte ROI-Sicherheit bringt, sollte reinhören.

Vom Sportmode-Einkäufer zum KI-Strategieberater – Thomas Brunners Weg

Thomas Brunner hat das Thema Einkauf von der Pike auf gelernt: Über 15 Jahre verantwortete er internationale Beschaffung und Produktmanagement in einem mittelständischen Unternehmen der Sportmode- und Funktionstextilbranche. Danach wechselte er in die Beratung – zunächst im Change-Management, dann als Partner eines spezialisierten Franchise-Netzwerks für Einkaufsoptimierung im Mittelstand. Die logische Weiterentwicklung war die KI: Als ChatGPT im November 2022 erschien, erkannte er das Potenzial, nahm zunächst eine Ausbildung als AI-Trainer und entschied sich dann für die KI-Strategieberatung im Koerting Institute. Sein Kernargument: Er kommt nicht von der technischen, sondern von der kaufmännischen Seite – und genau diese Brücke zwischen betriebswirtschaftlicher Problemkenntnis und technischer Umsetzung fehlt vielen Unternehmen.

Direkter vs. indirekter Einkauf – wo wirklich Geld versickert

Im direkten Einkauf, also allem, was direkt in die Herstellung fließt, sind Mittelständler laut Brunner noch vergleichsweise gut aufgestellt – oft abgebildet in ERP-Systemen, mit klaren Prozessen. Kritisch wird es beim indirekten Einkauf: alles unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen, von Verpackungen über Logistik bis zu Büromaterial. Dort kann ein produzierendes Unternehmen schnell 40 bis 50 verschiedene Ausgabenkategorien ansammeln. Brunner hat Unternehmen erlebt, die 20 oder 30 verschiedene Lieferanten allein für Büromaterial hatten. Im Longtail – viele Artikel, viele Lieferanten, wenig Ausgaben – herrscht häufig das, was er diplomatisch als „Wildwuchs" bezeichnet. Auch der direkte Einkauf hat Schwachstellen: Die manuelle Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ist ein klassischer Zeitfresser, der gleichzeitig Produktionsstillstände riskiert.

Strategischer Einkauf: Drei Hebel, die den Unterschied machen

Viele Mittelständler betreiben laut Brunner eigentlich nur Disposition – sie wissen, was sie brauchen, und bestellen. Echter strategischer Einkauf geht weiter: Erstens eine saubere Bedarfsanalyse mit Kategorisierung der Ausgaben (Category Management). Zweitens ein bewusstes Lieferantenportfolio mit Ausschreibungen, Verhandlungen und Rahmenverträgen für vorteilhafte Konditionen und gesicherte Lieferfähigkeit. Drittens eine systematische Risikobetrachtung – besonders relevant angesichts der Ereignisse der letzten Jahre: Corona, Ukraine-Krieg, Iran-Konflikt, Straße von Hormus, Zollpolitik. Brunner nennt das konkrete Beispiel eines Mineralwasserabfüllers, dessen Natronpreise für die Flaschenreinigung plötzlich durch die Decke gingen – ein bis dahin irrelevanter Posten wurde zum echten Kostenfaktor, der die Bottom Line gefährdete.

Problem-first statt Tool-first – und der AI-Design-Sprint als Abkürzung

Brunners zentrales Credo: Vom Problem herkommen, nicht vom Tool. Er erlebt regelmäßig Kunden, die 50 Copilot-Lizenzen gekauft haben und dann fragen, was sie damit anfangen sollen. Sein Gegenmodell ist der AI-Design-Sprint – ein hochstrukturiertes Format mit Elementen aus Design Thinking und dem Google Design Sprint, das in ein bis zwei Tagen mit allen Prozessbeteiligten durchgeführt wird. Das Herzstück: Time-Boxing, eine Divergenzphase zur kreativen Ideenfindung und eine Konvergenzphase zur Priorisierung – mit rund 30 bis 40 vorgegebenen Fragen, die alle Facetten des Problems durchleuchten. Das Ergebnis: konkrete, beschriebene Anwendungsfälle und oft direkt ein Prototyp zum Anfassen. Vorkenntnisse in KI sind bei den Teilnehmern nicht erforderlich – nur Prozesskenntnis und die Bereitschaft, sich einzulassen. Kunden reagieren laut Brunner regelmäßig überrascht, wie viel in so kurzer Zeit entsteht.

Fazit: Der digitale Zwilling des strategischen Einkäufers – eine Vision für drei Jahre

Change-Management ist kein Anhang, sondern Teil des Formats: Weil alle Prozessbeteiligten von Anfang an eingebunden sind, entsteht Partizipation statt Widerstand – die eigene Lösung, nicht ein externer Blueprint. Für den Mittelstand sieht Brunner die Jobangst durch KI übrigens als weniger dramatisch als oft dargestellt: Einkaufsabteilungen sind dort eher unterbesetzt und überlastet, nicht überbesetzt. Dazu kommt der demografische Wandel – die Babyboomer-Generation verlässt den Arbeitsmarkt, in Deutschland werden in den nächsten Jahren vier bis fünf Millionen Personen ausscheiden. Seine Vision für die nächsten drei Jahre nennt er den „Digitalen Zwilling des strategischen Einkäufers": ein KI-System, ein sogenannter AI Procurement Hub, der strategische Einkaufsaufgaben übernimmt und mittelständischen Unternehmen ermöglicht, ihren Einkauf auf Topniveau zu führen – ohne teures Spezialpersonal und ohne massive Systeminvestitionen.

Das nimmst du mit

• Indirekter Einkauf ist im Mittelstand oft komplett vernachlässigt – mit 40 bis 50 Ausgabenkategorien und teils 20 bis 30 Lieferanten für eine einzige Kategorie liegt hier das größte ungehobene Einsparpotenzial.
• Strategischer Einkauf bedeutet drei Dinge: saubere Bedarfsanalyse, bewusstes Lieferantenportfolio und systematisches Risikomanagement – gerade geopolitische Ereignisse machen Lieferketten zur Chefsache.
• Wer erst ein Tool kauft und dann ein passendes Problem sucht, riskiert teure Frustrationsprojekte – der richtige Weg führt immer vom konkreten Problem zur technischen Lösung.
• Der AI-Design-Sprint liefert in ein bis zwei Tagen beschriebene Anwendungsfälle und einen greifbaren Prototyp – ohne KI-Vorkenntnisse bei den Teilnehmern, aber mit hoher Prozesskenntnis im Raum.
• Mitarbeiter im Mittelstand-Einkauf müssen KI weniger fürchten als oft angenommen: Unterbesetzung, Überstunden und der demografische Wandel sprechen eher für Entlastung als für Jobverlust.
• Der „Digitale Zwilling des strategischen Einkäufers" ist Thomas Brunners Leitbild für die nächsten drei Jahre – ein KI-gestützter AI Procurement Hub, der strategischen Einkauf für den Mittelstand zugänglich macht.

Kapitel

• 00:00 Intro & Vorstellung: Thomas Brunner und Selina Gärtner
• 00:44 Thomas' Hintergrund: Sportmode, internationale Beschaffung, 15 Jahre Mittelstand
• 01:58 Weg in die Beratung: verlängerte Werkbank und Einkaufsoptimierung
• 04:42 ChatGPT-Moment November 2022 und der Weg zur KI-Strategieberatung
• 07:28 Direkter vs. indirekter Einkauf: wo es hakt
• 10:00 Pain Point: manuelle Auftragsbestätigungen im Procure-to-Pay-Prozess
• 11:00 Typisches Einstiegsszenario: Kunden wissen nicht, wo sie mit KI anfangen sollen
• 15:12 Drei Hebel des strategischen Einkaufs: Bedarf, Lieferanten, Risiko
• 17:54 Geopolitik und Lieferketten: Corona, Ukraine, Iran als Beispiele
• 22:00 KI-Prozessidentifikation: Auftragsbestätigungen und Rechnungsprüfung automatisieren
• 24:36 Problem-first statt Tool-first: warum 50 Copilot-Lizenzen der falsche Start sind
• 27:48 AI-Design-Sprint: Format, Ablauf und was am Ende rauskommt
• 32:05 Prototyp als Gamechanger: KI zum Anfassen und Basis für die Umsetzung
• 35:03 Change Management: Mitarbeiter von Anfang an einbinden
• 38:09 Jobangst durch KI im Mittelstand – warum sie überschätzt wird
• 38:45 Vision: Digitaler Zwilling des strategischen Einkäufers in drei Jahren
• 40:47 Für wen ist Thomas der richtige Ansprechpartner und wie erreicht man ihn?

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