Smarte Telefonbots im Projekteinsatz: Wie KI den Projektalltag revolutioniert (3min-Impuls)
Smarte Telefonbots im Projekteinsatz: Wie KI den Projektalltag revolutioniert
Telefonbots sind längst mehr als nur Warteschleifen-Unterhalter. In dieser Episode sprechen wir über zwei spannende Einsatzszenarien, in denen KI-gestützte Telefonbots echten Mehrwert liefern... direkt aus unserem Alltag im Koerting Institute. Du erfährst, wie smarte Sprachsysteme Projekte effizienter, internationaler und menschlicher machen können – ganz ohne komplizierte Entscheidungsketten.
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Kein Bock mehr auf klassische Lessons Learned? Gerade in großen Projekten ist das Sammeln von Erfahrungswerten oft eine lästige Pflichtübung. Workshops? Meistens zu spät, zu lang und zu unvollständig. Unser Lessons Learned Telefonbot löst genau dieses Problem: Er ruft automatisiert Teammitglieder an, stellt gezielte Fragen und dokumentiert die Erkenntnisse strukturiert. Das Beste: Er spricht über 30 Sprachen. Egal ob Schotte, Portugiese oder Chinesin... das Feedback fließt direkt ein, ohne Sprachbarrieren oder Zeitdruck. PMO auf Autopilot – mit einem Bot, der weiß, wo's langgeht Neben dem Lessons Learned Bot haben wir auch einen Telefonbot trainiert, der das Projektmanagement Office (PMO) entlastet. Er kennt Projektstände, Jour-fix-Termine und weiß, wer wann wo gebraucht wird. Ein echter Gamechanger für Projekte mit vielen Beteiligten und noch mehr Fragen. Statt Mails zu schreiben oder Leute anzupingen, rufst du einfach den Bot an – und bekommst direkt die Info, die du brauchst. Von der Theorie zur echten Umsetzung Diese beiden Bots sind keine Theorie aus dem Lehrbuch, sondern wurden für ein reales Großprojekt – den Flughafen Berlin Brandenburg – trainiert. Dort haben sie bewiesen, wie mächtig und gleichzeitig simpel die Technologie sein kann. Kein mühsames Aufsetzen komplexer Entscheidungsbäume, sondern ein einziger smarter Prompt, der alles steuert – wie bei einem Custom GPT. Fazit: Telefonbots sind gekommen, um zu bleiben Wenn Du Projekte leitest oder Teams steuerst, dann sind KI-Telefonbots nicht einfach ein nettes Add-on – sie sind ein echter Hebel. Für Effizienz. Für Qualität. Und für Entlastung. Der Weg zur skalierbaren Projektkommunikation ist da – Du musst ihn nur gehen.
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Das Transkript zum Nachlesen
Telefonbots sind ja schon lange bei uns im Kontext des Curtin-Instituts. Wir haben Phonio als Partner. Phonio ist eine Telefonbot-Lösung mit einem Single-Prompt-Ansatz. Was heißt das? Ich muss nicht irgendwelche Ketten von Entscheidungsparametern irgendwie durchziehen, so wie ihr das von anderen Ablauf-unterstützenden Tools kennt, sondern wir sind in der Lage, genauso wie ein Custom GPT, genauso wie ein Cloud-Skill, genauso wie ein Stück weit auch ein Projekt in Cloud so zu framen, dass dieser Telefonbot in der Lage ist, eine ganz bestimmte Aufgabe, die nicht unbedingt einfach ist, zu reflektieren. Und der Telefonbot, den wir euch heute zeigen werden, zwei Stück, ist einmal ein Lessons-Learned-Telefonbot, der aktiv Menschen da draußen anruft, des Projektes, und ihre Erfahrungen einsammelt, ihre Lessons-Learned einsammelt. Das kann man nach verschiedenen Phasen machen, aber auch am Ende eines Projektes, speziell ich habe Großprojekte gemanagt mit über 1000 Mitarbeitern, da machst du keine großen Lessons-Learned-Workshops mehr, also zumindest nicht in dieser gesamten Runde, sondern da machen das die Teilprojekte, da machen das die Teams. Und bis du das nach oben irgendwohin durchkaskadiert hast, gerade am Ende eines Workshops, sind sowieso die ganzen Teilnehmer weg und keiner hat mehr so richtig Interesse dran, sowas zusammenzusammeln. Also lässt du so ein Telefonbot tausend Leute anrufen, also ist jetzt bei Großprojekten, aber auch bei kleineren Projekten relevant, du lässt die anrufen. Und das Coole ist an diesen Telefonbots, die können verschiedene Sprachen. Das heißt, wenn ihr ein internationales Projekt habt, und da sitzt ein Franzose, da sitzt ein Portugiese, da sitzt ein Engländer, da sitzt eine Ihre mit einer besonderen Sprache, vielleicht auch noch ein Schotte, dann hast du einen Italiener, dann hast du vielleicht irgendwo noch zwei Chinesen mit dabei und was kann man noch für Sprachen sprechen. Also da draußen, der spricht 30 Sprachen und wir sind in der Lage, dass Feedback über diese Sprachen ohne weiteres einzusammeln. So, das ist der eine Bot und der zweite Bot ist ein Bot, der die Projektorganisation unterstützt. Wir haben dort einen trainiert. Wir haben beides für den Berlin-Brandenburg-Flughafen übrigens trainiert. Das war ziemlich cool gestern, als wir das vorbereitet haben. Und das Projektmanagement-Office, das ist eine Stabsstelle innerhalb eines Projektes, dabei unterstützt die Fragestellungen, die auf die Projektorganisation gehen, wie ist eigentlich da die Projektorganisation, wann findet das nächste Jour fix statt, ist da meine Teilnahme erforderlich, wo sind wir denn gerade im Projekt, die in der Lage ist, dort Auskunft zu geben. Also sprich, wie so eine Art Telefonbot, den du für ein Handwerksunternehmen oder für ein Restaurant einbaust, der Terminierungen und Termineinladungen annimmt und informiert über Öffnungszeiten. Es ist die gleiche Technologie darunter, nur der Anwendungsfall ist ein anderer, nämlich das PMO zu unterstützen.