Finanzen für Selbstständige - Im Gespräch mit Jörg Roos

Im Rahmen unseres neuen Buchprojektes und Hörbuchprojektes Auftrag deines Lebens haben wir verschiedene Koryphäen aus dem deutschsprachigen Markt interviewt und somit in unser Buch und in unser Hörbuch integriert. Koryphäen, die in ihren unterschiedlichen Bereichen Marketing, Vertrieb, Produktion, also wie du deine Leistung lieferst und Business skalieren, wirklich großartige Talente sind und in der Lage sind, Selbstständige und Unternehmer in ihren ganz spezifischen Bereichen wirklich nach vorne zu bringen. Und diese Episode soll dir ein Interview und einen Einblick ermöglichen in die Gedankenwelt. Und wenn du sagst, ich möchte das gesamte Buch oder Hörbuch haben, dann geh gerne auf www.erfolgsexpedition.com slash best of, denn dort haben wir ein best of dieses zehnstündigen Hörbuches und ich glaube 400 Seiten dickes Buches zusammengefasst und das kannst du dir kostenlos zugänglich machen. Und nun viel Spaß mit dieser besonderen Episode und einem grandiosen Interview. Bis dann! Wenn du erfahren möchtest, was finanzielle Stabilität in der Selbstständigkeit und für Unternehmer bedeutet, wie du sie erreichen kannst, welche Kennzahlen dafür notwendig sind, welche Fehler du nicht machen solltest und welche kleinen Gamechanger und Twists es dir ermöglichen, eine finanzielle Stabilität auch für deine Selbstständigkeit und Unternehmen zu erreichen, dann solltest du dir das nun folgende Interview ganz genau anhören. Ich führe es mit niemandem Geringeren als Jörg Roos, bekannt in Deutschland als der Personal CFO. Jörg unterstützt Unternehmen zwischen 50 und 200 Mitarbeitern dabei, diese finanzielle Stabilität zu erreichen und das Ganze nachhaltig. Er kommt aus der Selbstständigkeit, er ist selbstständig, er versteht Selbstständige und ist in der Lage, die Ansätze und Mechanismen, die für Unternehmen notwendig sind, etwas runter zu skalieren für die Selbstständigen, sodass wir in der Lage sind, auch unsere finanzielle Stabilität ohne gleich 50 oder 200 Mitarbeiter zu beheimaten, zu erlangen und dieses Interview ist speziell und kurz und bringt es klar auf den Punkt, was es braucht, um die Finanzen in der Selbstständigkeit in den Griff zu bekommen und im Begriff zu halten und nun freut euch bitte gemeinsam mit mir auf Jörg Roos, den Personal CFO. Jörg, du als jemand, der Selbstständige und kleine bis mittelständische Unternehmen dabei berät, finanzielle Stabilität zu erlangen und eine Transparenz auf ihre Zahlen zu bekommen, du hast den Markt ja über mehrere Jahre jetzt betrachtet, wie ist aus deiner Perspektive, wie schätzt du den Markt der Selbstständigen aktuell ein, was ist so deine Sicht auf die Dinge, die da gerade passieren? Ja, jetzt gucken wir natürlich auf eine sehr spezielle Zeit zurück, da wir die Corona-Pandemie hinter uns haben, keine Ahnung, wie wir am Ende stecken, wie auch immer wir den Zustand im Februar, März 2022 bezeichnen wollen. Ich nehme eine extreme Verunsicherung wahr, ich nehme sehr viel Angst am Markt wahr, ich nehme wahr, dass viele in so eine kleine Umwacht gefallen sind, weil sie gespürt haben, oh das ist jetzt ganz schön hart, weil für viele ist es wirklich weggebrochen. Das ist ein Großteil von Selbstständigen, die ich momentan so am Markt sehe. Dann gibt es andere, die haben die Krise zum Wachsen genutzt, die waren vorbereitet und die sind so richtig schön durchgegangen und dieses vorbereitet, sage ich gleich an der Stelle, meine ich jetzt nicht nur finanziell, sondern die hätten ihre Hausaufgaben einfach im Vorfeld gemacht und die mussten dann darauf zu reagieren. Das ist so ein bisschen das, was ich momentan im Prinzip wie so ein Glas, wo Sonne drauf geschieden hat, also wie als Verstärker hat es genau diesen Prozess in Brand gesetzt. Es war ja schon immer so, dass es diese beiden Gruppen gab, aber es ist noch mal deutlich verstärkt worden, so nehme ich es momentan wahr. Wenn du auf den Markt grundsätzlich drauf schaust, du hast spannende Zahlen aufgrund von diversen Studien, wie viel der Selbstständigen überleben aus deiner Sicht? Wir haben ja 2,2 Millionen Selbstständige bis zu 3,8, je nachdem welchen Studien du da irgendwie glaubst und es ist ja ein in sich, ich will mal sagen kontinuierlicher, rund erneuernder Markt. Es kommen neue rein und es fliegen hinten welche raus. Wie guckst du auf diese Perspektive? Es ist eine spannende Entwicklung, die man dort sehen kann. Wenn wir uns alle Gründungen mal zusammenpacken, da gibt es diverse Studien zu von Euler, Hermes, egal wer. 50 Prozent aller Neugründungen sind bereits nach drei Jahren wieder vom Markt. Nach fünf Jahren sind es 80 Prozent und nach zehn Jahren sind es über 90 Prozent. Dass nur einer von zehn schafft es, dauerhaft seinen Traum zu leben. Und wenn man dann mal ein bisschen tiefer wühlt in den Zahlen, dann stellt man fest, warum scheitern denn die meisten und der überragende Anteil, je nach Studie sind es bis zu 80 Prozent, scheitern aus irgendeinem finanziellen Grund aus. Es kann die Kohle ausgehen, aber es gibt ja auch noch unterschiedliche Facetten. Das ist eine Entwicklung, die ist in den letzten Jahren schon gültig gewesen. Ich kenne jetzt keine Studie aus dem Jahr 2021 oder so, aber ich würde nicht wundern, wenn diese Zahlen noch größer geworden sind. Das ist eine traurige Wahrheit. Also darf man sich auf der Zunge zergehen lassen. 90 Prozent nach zehn Jahren und 80 Prozent scheitern aufgrund der Zahlen. Wenn du mal auf die Fehler schaust, die Selbstständige und die Unternehmer, die Kleinunternehmer leider machen, was siehst du da für Muster? Welche Fehler machen die, die es falsch machen aus deiner Sicht? Es gibt natürlich ein ganzes Bündel an Fehlerquellen, gar keine Frage. Ganz viele machen ganz vorne den Fehler, dass sie schon mal mit einem falschen Mindset dran gehen. Sie geben nämlich die Verantwortung ab. Sie buchen sich im guten Gewissen, ich treffe eine unternehmerische Entscheidung und ich hole mir einen Werten dazu, holen sich einen Steuerberater und sagen, der kümmert sich jetzt um meine Finanzen. Tatsächlich ist in aller Regel, es gibt auch Ausnahmen, klar, aber in aller Regel ist der Steuerberater nur für den Jahresabschluss und für die Erklärung der Zahlen ans Finanzamt und der daraus folgenden Steuerlast verantwortlich. Rein betriebswirtschaftlich macht das aber einen Riesenunterschied, vor allen Dingen fühlt er sich nicht wirklich für die Entwicklung der Zahlen verantwortlich. Das heißt hier, erster Schritt, echte Verantwortung übernehmen, du darfst dir zuarbeiten lassen, das macht total Sinn, das ist unternehmerisch denken, aber die Verantwortung für die Zahlen trägst du immer selbst und dann folgt daraus direkt ein lückenloser, nicht vorhandener Workflow im Bereich Buchhaltung. Das ist am Ende die Basis. Wir brauchen einen digitalen Workflow im Buchhaltungsprozess. Ist eh die Zukunft, wer heute noch mit Schuhkartons durch die Gegend rennt, ja, kannst du machen, solltest du aber nicht, wirst sowieso früher oder später gezwungen werden, also wenn du noch relativ am Anfang stehst, dann mach das von vornherein richtig. Es gibt gute Tools dafür, die dich hier unterstützen können, kosten weniger als zwei Glas Cola im Restaurant pro Monat, also kann man sich erlauben und dann hast du einen rechtssicheren, transparenten und jetzt kommt der entscheidende Punkt für uns, zeitsparenden Workflow. Wie geil ist das denn, wenn du dir die Zeit sparen kannst, im Dezember wochenlang irgendwelche Rechnungen durch die Gegend zu suchen. Das ist aber die Basis, jederzeit vollständige und korrekte Zahlen einem Steuerberater zu liefern, damit der dir wieder vernünftige Ergebnisse schicken kann, die du interpretieren kannst. Das sind mal so zwei Schritte, die gerade Selbstständige elementar immer wieder falsch machen. Sie kümmern sich nicht drum, sie übernehmen keine Verantwortung, sie haben keinen sauberen Buchhalter zum Prozess und dann geht die Palette natürlich fast endlos weiter. Danke, dass du die Fehler mal demaskiert hast und gleichzeitig auch Lösungsvorschläge oder Lösungsansätze gegeben hast. Was sind denn so ein, zwei Gamechanger, die du empfehlen würdest, vielleicht nicht als Tipp, aber wo du sagst, wenn du die zwei, drei Sachen richtig machst, dann ist das schon mal ein erster großer Schritt. Du hast schon davon gesprochen, digitaler Rechnungsprozess. Was sind weitere Gamechanger, die du empfehlen würdest oder wo du sagst, die sollten auf jeden Fall angepackt werden? Ich versuche, also ich bin ja jemand, der dafür bekannt ist, Zahlen, Finanzen einfach zu machen, aber auch die Dinge klar anzusprechen. Deswegen gebe ich natürlich auch einen Tipp raus. Alles andere ist doof. Also du bekommst jeden Monat von deinem Steuerberater, hoffentlich bekommst du jeden Monat von deinem Steuerberater eine BWA. Auch da gibt es ja schon mal, das wäre der erste Tipp, monatlich eine BWA. Und dann bist du als Selbstständiger in der Regel als Einzelunternehmen unterwegs. Vielleicht bist du mit mehreren Partnern unterwegs, dann ist es eine GPR, aber es ist im Grunde rechtstechnisch das Gleiche. So, jetzt passiert Folgendes. Mein Ziel, dass du dir mitnehmen solltest, ist, dass du den Gesamtgewinn so hoch hast, dass du 20% Gesamtgewinn im Verhältnis zum Rohertrag hast. Also da, wo vom Umsatz die direkten produktbezogenen Kosten, wenn du dann ein Produkt verkaufst, abgezogen hast, das ist der Rohertrag. Selbst für den Gesamtgewinn im Verhältnis sollten da 20% rauskommen. Warum habe ich jetzt die Rechtsform erwähnt? Da ist auch der Effekt zwischen Steuerberater und betriebswirtschaftlicher Betrachtung zu sehen. Der Steuerberater sagt, naja, du hast zwar ein paar tausend Euro Privatentnahme, du musst ja irgendwo von deinen Brötchen abkaufen und deine Miete bezahlen, aber das sind keine Kosten, die wir in den Gewinn einrechnen unternehmerisch. Das ist im Einzelunternehmen eine Privatentnahme. Die stehen also unten drunter. Sogar in einem anderen Bericht, wenn du Pech hast und kriegst die falschen. Diese Kosten, die du für dich monatlich selbst rausnimmst, die rechnest du nun betriebswirtschaftlich zu den Personalkosten dazu und guckst dann mal bitte, ob du immer noch 20% Rohertragsgewinn vom Rohertrag machst. Weil hier erlebe ich es immer wieder, wenn ich das in Vorträgen erzähle, dass die Leute sagen, ne, hab ich. Dann sag ich, ja okay. Und dann rechnen sie, oh scheiße, dann bleibt hier doch nur 1% über. Und dann hast du eben Potenzial. Und das Potenzial ist in der Regel vom Mindset auch wieder, wie kann ich den Rohertrag auf den vorhandenen Ressourcen sehen. Heißt also ganz konkret, seh deine Kosten nicht per se als negativ und böse an, sondern als Freunde, die dir helfen wollen, mehr Gewinn, mehr Rohertrag auch zu erwirtschaften. Wie kannst du deine Freunde motivieren. Und das ist so ein bisschen dieses Mindset, was ich haben möchte. Und wenn du diese 20% Gewinn hast, dann liegt es an dir, in diesen guten Zeiten für schlechte Zeiten vorzusorgen. Das hat auch was mit Verantwortungsübernahme zu tun. Und das heißt, schaff dir Rücklagen. Auf irgendeinem Tagesgeldkonto, kostet kein Euro oder ein Depot, ist jetzt aus Inflationssicht noch besser, schaffst du dir monatliche Rücklagen, die in Summe ausreichen sollen, um mindestens sechs Monate lang deine Kosten zu zahlen, die du verpflichtenderweise hast, wo du nicht rauskommst. Also Fixkosten, aber vielleicht auch Kosten für einen Freelancer, den du aber in deinem Businessprozess zwingend brauchst. Die reichen also sechs Monate, ohne dass ein Euroumsatz reinkommt. Dann hast du das 20% Rohertrag, sechs Monate Liquiditätsreserve auf irgendeinem freien Konto, was ich ein finanziell stabiles Unternehmen nenne. Hast ein wunderbares Fundament, um wachsen zu können, gesund wachsen zu können und ein Ruhekissen. Und dieses Ruhekissen darfst du wirklich wörtlich nehmen, weil so eine Krise, also ich meine jetzt nicht diese Corona-Pandemie-Größe, sondern eine einfache Unternehmenskrise, die gehört genauso zum Unternehmerleben, wie du fährst. Das heißt, du kannst sicher davon ausgehen, früher oder später wirst du sie haben. Wenn du dann aber dieses Ruhekissen hast, kannst du auch in den Zeiten gut schlafen. Und by the way, das ist genau der Grund, weswegen Leute in der Corona-Krise weitergewachsen sind, weil die hatten das Ruhekissen. Die konnten mit klarem Kopf neue Entscheidungen treffen, Marktanteile für sich hinzugewinnen, weil sie auch eine vernünftige Positionierung hatten, weil sie genau ihre Kunden kannten, weil sie ihr Produktportfolio aufbereitet hatten, konnten sie das alles nutzen, um eben zu wachsen. Und die anderen haben vorher rumgewurscht und haben sich dann in der Krisenzeit ausschließlich mit den Finanzen beschäftigt, weil sie nicht wussten, wie sie ihre Rechnung zahlen. Das sind mal so ein paar Tipps, die ich gerne mit rausgeben möchte. Großartig Jörg, danke dafür. Du hast ein paar ganz wesentliche Teile schon angesprochen, die zur fast letzten Frage führen. Du hast Kennzahlen erwähnt. Kennzahlen, die ein Selbstständiger oder Selbstständige transparent und auch ein Stück weit im Griff haben sollte. Was sind so die drei, vier, fünf wichtigsten Kennzahlen, auf die jeder Selbstständiger, sei er noch so klein oder groß, wöchentlich, monatlich, was immer da auch die richtigen Routinen sind, drauf schauen und in einem bestimmten Korridor halten sollte, damit es nicht dann zu den 90 Prozent derer, die nicht ganz zu den 90 Prozent gehören, die dann nach zehn Jahren nicht mehr existent sind. Zwei, die wichtigsten Kennzahlen aus meiner Sicht, habe ich genannt. Das ist die Gewinnrentabilität in Höhe von 20 Prozent im Verhältnis zum Rohertrag. Das gilt, habe ich gerade vergessen zu erwähnen, für jedes Unternehmen, jede Größe, jede Branche. Der eine oder andere fragt sich jetzt vielleicht, warum? Weil wir den Bezug eben nicht auf den Umsatz, sondern auf den Rohertrag setzen. Und da ist ein Großteil dieser Branchenunterschiede spielt sich im Rohertrag ab. Und weil ich den als Bezugsbasis zum Gewinn habe, nehme ich das raus. Und weil es eine Prozentzahl ist, ist es völlig wurscht, ob da 1000 Euro oder eine Million ist. Also das ist die 20 Prozent, die einen. Dann vielleicht nochmal in der BWA, das ist das Tool, wo sich die meisten noch am ehesten mit auskennen, will ich nochmal zwei Sachen dazubringen. Das eine ist Personalkosten plus Werbung. Die beiden Kostenblöcke kann man aus der BWA einfach ablesen, addierst du mal zusammen. Viele fragen sich ja, wie viel Gehalt darf ich mir nehmen? Und ich habe ja schon gesagt, Privatentnahmen werden für den Personalkosten dazu addiert. Und diese Summe aus Personal plus Werbung darf jetzt nicht höher sein, als 55 Prozent vom Rohertrag. Eine ganz wesentliche Zahl, dann weißt du auch, wie viel du dir rausnehmen kannst. Und wenn du dann Privatentnahmen hast, die deutlich überausgehen, dann weißt du, wo das Problem liegt. Ein Punkt. Und dann, um flexibel zu bleiben. Das ist so nicht eine ganz harte Kennzahl, aber eine Richtschnur. Fixe Kosten, also Kosten, die für mehrere Monate festgeschrieben sind, wo du einen Vertrag hinter hast und du kommst einfach nicht raus. Telekom-Vertrag fürs Handy ist ein Beispiel oder irgendwelche Internetverträge oder Versicherung. Die sollten in der Summe nicht mehr sein als 30 Prozent der Gesamtkosten. Dann hast du also einen kleinen Block, der gehört einfach dazu. Miete ist ein großer Block auch eben noch, aber du bist noch flexibel genug. Und das ist das, was wir uns immer erhalten wollen. Wir wollen reagieren können. Der Markt entwickelt sich permanent weiter. Es kommen neue Mitbewerber dazu. Der Kunde ändert seine Anforderungen, seine Wünsche an uns, wo wir vielleicht auch mal ein bisschen Zeit benötigen, um reagieren zu können. Um diese Flexibilität zu haben, um eben nicht zu einem Tanker zu werden, wie die ganzen großen Unternehmen, sondern weiter das Speedboot zu sein, möchte ich 30 Prozent an fixen Kosten nicht überschreiten. Und dann haben wir als vierte Kennzahl noch die sechs Monate Liquiditätsreserve, die ich vorhin ja auch schon gesagt habe. Das sind also vier geltend für jeden und die darf auch jeder für sich so auf die Fahne streiten. Großartig. Danke Jörg bis hierhin. Letzte Frage in diesem Kontext. Aus deiner Perspektive Personal CFO, was wäre dein wichtigster Tipp an alle die, die hier zuhören, beziehungsweise die das Buch lesen? Schiebe die Verantwortung nicht auf andere Leute. Kümmere dich im Kleinen schon um deine Finanzen. Wenn dein Business doch klein sind, sind die Probleme im Finanzbereich häufig auch noch klein. Wenn dein Business dann wächst mit diesem Hörbuch und diesem Buch wird dein Business hoffentlich wachsen, davon bin ich überzeugt, dann werden auch deine Probleme größer. Und je größer die Probleme werden, desto schwerer wird es, diese zu beheben. Desto mehr Aufwand hast du und technisch sinken auch häufig die Handlungsoptionen. Also insofern, fang direkt am Anfang an, übe die richtigen Prozesse an. Es dauert echt nicht lange, es reicht häufig. Eine Stunde. Gerade ganz am Anfang raus und du hast es echt in den Griff. Wir hoffen, dass dir dieses Interview gefallen hat und dass es dir ein paar Einblicke in die Gedankenwelt der Koryphäe gegeben hat, beziehungsweise vielleicht den ein oder anderen Impuls für einen der Bereiche Interessenten anziehen, Kunden gewinnen, Leistung liefern oder auch Business skalieren. Und vielleicht hast du ja auch die ein oder andere Idee mitgenommen, die du in dein Business entsprechend integrieren kannst. Mein Name ist Thorsten, Thorsten Körting von den Körtings. Und wenn du glaubst, dass dieses Hörbuch dich weiterbringen könnte, darf ich dir eine Best-of-Version ans Herz legen unter www.erfolgsexpedition.com/. Best-of kannst du dir eine kostenlose Kurzversion, die immerhin noch dreieinhalb beziehungsweise vier Stunden hat, zugänglich machen. Und wenn du Bock hast auf das ausführliche Hörbuch und das ausführliche Buch, dann werden wir bei Zeiten das auch entsprechend kommunizieren. Und wenn du sagst, wir wollen und sollten mal ins Gespräch kommen, um deine Situation zu überprüfen, in welchem Bereich der Selbstständigkeit auch immer und du ambitioniert, anspruchsvoll bist, umsetzungsstark und vielleicht schon ein Stück weit etabliert und erfolgreich, dann wende dich gerne an uns und buche dir einen Termin unter www.die-körtings.com/. Und dann werden wir uns mal deine Situation anschauen und überprüfen, ob und wie wir dir helfen können. Und sicherlich wirst du aus dieser Session auch mit dem ein oder anderen Impuls rauslaufen. Wir freuen uns, von dir zu hören. Bis dahin, noch viel Spaß mit weiteren Episoden der Thorsten von den Körtings. Bis dann. Ciao, ciao. Copyright WDR 2021